01 Feb Remote Audit
Posted at 13:59h
in Articles
ข้อดี ข้อเสียสำหรับการตรวจแบบ Remote audit
ข้อดี
1. บางบริษัทที่มีกฎห้ามคนนอกเข้าบริษัท หรือ บางจังหวัดที่เป็นพื้นที่ความเสี่ยงสูง ยังสามารถรับการตรวจติดตามได้
2. เป็นการป้องกันความเสี่ยงการติด Covid19 ได้ทั้งผู้ตรวจและผู้ถูกตรวจ
3. ลดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง เพราะบางบริษัทต้องมีผู้ตรวจเดินทางมาจากต่างประเทศ
4. กรณีที่มีประกาศเพิ่มเติมจากรัฐบาลเรื่องจำกัดการเดินทาง ก็ยังสามารถตรวจได้ตามรอบการ Audit ที่กำหนดไว้
5. ลดความยุ่งยากในการทำเรื่องขอเข้าพื้นที่ และการตรวจคัดกรอง
ข้อเสีย
1. ต้องเตรียมอุปกรณ์ คอมพิวเตอร์ IT
2. ต้องเตรียมเอกสารหรือบันทึกเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Soft file)
3. ต้องมีทักษะทางด้านการใช้คอมพิวเตอร์ ในแต่ละหน่วยงาน
4. การตรวจที่หน้างานทำได้ลดลง Shop floor audit
5. ประสิทธิภาพ และ ประสิทธิผลการตรวจอาจจะลดลง เนื่องจากข้อจำกัดการเข้าถึงข้อมูล
(จากประสบการณ์ในการตรวจ จำนวน NC ลดลง)
การเตรียมตัวสำหรับการตรวจแบบ Remote audit.
1. ทำเรื่องขอตรวจแบบ Remote
ทางองค์กรต้องทำเรื่องขอการตรวจแบบ Remote audit ไปยัง Certification Body (CB) ซึ่งโดยปกติทาง CB จะมีแบบฟอร์มให้กรอกเพื่อยืนความจำนงค์ และให้ส่งเอกสารสนับสนุน เช่น พรบ หรือ ประกาศสถานะการณ์ฉุกเฉินจากทางรัฐบาล, กฎหรือประกาศจากทางบริษัท เป็นต้น
2. ทดสอบระบบ IT
ทางองค์กรจะต้องมีการตกลงระหว่างทางองค์กร กับทาง CB ว่าจะตรวจโดยใช้โปรแกรมอะไรในการตรวจ เช่น Microsoft team เป็นต้น หลังจากนั้นลองเข้าระบบดูว่าการได้ยิน หรือสัญญาณชัดเจนหรือไม่ บางครั้งทั้งผู้ตรวจ และผู้ถูกตรวจอาจจะยังไม่คุ้นเคยกับการใช้โปรแกรม จึงทำให้ไม่ทราบว่าจะทำ Invite อย่างไร หรือ การ Join กลุ่มอย่างไร
ปัญหาที่พบบ่อยๆคือสัญญาน Internet ไม่ดีทำให้ระหว่างตรวจอาจจะทำให้สัญญาน ขาดๆหายๆ มีอยู่ครั้งหนึ่งนั่งตรวจอยู่ดีๆ สัญญาณตัด ทำให้หลุดจากกลุ่มที่ Audit ไปเลย ต้องกับเข้าไป Join ใหม่อีกครั้ง ทางฝั่งผู้ถูกตรวจก็อธิบายเป็นชุดๆๆๆ แต่ไม่รู้ว่า Auditor ไม่อยู่แล้ว ต้องกลับมาเล่าให้ฟังใหม่อีกครั้ง
3. ทดสอบระบบ IT ที่พื้นที่ทำงานใน Shop floor.
กรณีที่เข้าไปตรวจใน Line การผลิตอาจจะต้อง Load Microsoft team ลงในมือถือ เพื่อสามารถไปถ่ายที่หน้างานว่ามีการทำงานตรงกับคู่มือการปฎิบัติงานหรือไม่ ปัญหาที่พบคือ บางพื้นที่สัญญานมือถืออาจจะไม่แรง หรือไม่เสถียรเพียงพอ
สำหรับบางบริษัทพื้นที่ทำงานเสียงดัง ทำให้ผู้ถูกตรวจไม่ได้ยินเสียงคำถามจาก Auditor และสำหรับ Auditorเองก็มีเสียงดังรบกวนมากเข้ามาให้ระหว่างการ Audit.
การแก้ไข บางบริษัทก็นำ Microphone หรือ ลำโพงต่อพ่วงไปกลับมือถือเพื่อให้ได้ยินเสียงชัดเจนมากขึ้น
บางบริษัทก็ใช้ผู้ประสานงานของทางองค์กรเป็นคนฟังจากมือถือแล้ว สอบถามไปอย่างผู้ถูกตรวจอีกครั้งหนึ่ง
4. การเตรียมอุปกรณ์ IT
ทางองค์กรจะต้องทำการเตรียม Computer ที่ลงโปรแกรมไว้รีบร้อยแล้ว เช่นลง Program Microsoft team
หรืออาจจะต้องเตรียม Computer ให้ต่อเข้ากับ Projector เพื่อใข้ดูไปพร้อมกันกับทีมงาน
กรณีที่ผู้ตรวจมีมากกว่าหนึ่งคน ก็จะต้องเตรียมอุปกรณ์อย่างน้อยเท่ากับจำนวน Auditor เข่น Auditor team มี 3 คนก็ต้องเตรียมอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ 3 ชุด
บางองค์กรอาจจะเตรียมกล้องอีกชุด กรณีเอกสารเป็นกระดาษ Hard copy ก็ใช้การฉายเอกสารมาที่กล้องเพื่อให้ทางผู้ตรวจประเมินดูได้ แต่ถ้าไม่มีกล้องก็ต้องใช้การ Scan หรือ ถ่ายรูป แล้วค่อย Share file ให้ผู้ตรวจอีกครั้งหนึ่ง
5. การเตรียมเอกสารก่อนการตรวจ
อาจจะให้ทาง Auditor ทำ Check List มาให้ก่อนว่าในแต่ละแผนกหรือแต่ละ Process ต้องการเอกสารที่จะตรวจอะไรบ้าง เพื่อให้ทางองค์กรทำการ Scan บันทึกที่เป็นกระดาษมาอยู่ในรูปแบบ Soft file เพื่อสะดวกและรวดเร็วในการตรวจ
สำหรับองค์กรที่เป็นระบบ E- Document or Paperless system ก็สะดวกสำหรับตรวจแบบ Remote Audit
6. การสร้างกลุ่มสำหรับการตรวจ
ควรมีการสร้างกลุ่มสำหรับการ Audit ก่อนการตรวจจริง โดยปกติควรเป็นหน้าที่ของทางองค์กร เพราะจะต้องทำการเชิญคนหลายๆคนในองค์กรให้มาตรวจตามโปรแกรมที่วางไว้ และต้องทำการ Invite ทั้งคนที่ถูกตรวจรวมถึงทาง Auditor ด้วย
สำหรับการตรวจที่มี Auditor มากกว่า 1 คนต้องทำกลุ่มไว้รวมถึงกลุ่มที่ใช้สำหรับ การเปิด ปิดประชุม ซึ่งโดยปกติจะอยู่กับกลุ่มที่เป็นทีม Lead Auditor.
7. การเตรียมทักษะของคนในองค์กร
ควรมีการให้ความรู้กับทีมที่จะถูกตรวจเรื่องการให้โปรแกรม เช่นการจะแชร์ข้อมูลทำอย่างไร เปิดจอทำอย่างไร ปิดเสียงทำอย่างไร ดูอย่างไรว่ามีใครอยู่ในกลุ่มบ้าง
ครั้งหนึ่งทางผู้เขียนเข้ามาในกลุ่มก่อนหลังจากพักทานข้าวกลางวันซึ่งช่วงบ่ายจะทำการตรวจเรื่อง Customer Complaint โดยทางทีมผู้ถูกตรวจเพิ่งเข้ามาที่ห้องประชุมจากทานข้าวกลางวันแล้วก็คุยกันว่า Auditor ตรวจให้ NC เราไม่ได้หรอก, 8D ส่งให้ลูกค้าแล้ว ลูกค้าปิด NC ให้แล้ว แล้วจะมา NC ได้ยังไง (ผมนั่งฟังไปก็แอบยิ้มไป)
8. วันตรวจติดตาม
ลักษณะการตรวจติดตามก็เหมือนกับการตรวจปกติ เปิดประชุม ตรวจติดตาม ปิดประชุม ทางองค์กรควรจะมีเบอร์โทรศัพท์ หรือ Line ผู้ตรวจเพื่อใช้ในการประสานงานกรณีเกิดเหตุฉุกเฉินเช่นสัญญาน internet ไม่ดี หรือไม่ชัด
ช่วงต้นเดือนมกราคม 2021 มี IATF Auditor อยู่ทีมหนึ่งตรวจ แบบ Remote location ลูกค้าอยู่ที่ชลบุรี หลังจากตรวจเสร็จได้ 2 วัน QMR โทรมาแจ้งว่า อาจารย์โชคดีมากเลยที่ตรวจแบบ Remote audit เพราะมี Auditee ที่รับการตรวจเป็น Covid19 นึกในใจอะไรก็ไม่แน่นอน ทำวันนี้ให้ดีที่สุด ป้องกันตัวเองให้ดีที่สุดเพื่อตัวเอง และ ครอบครัวที่ยังต้องอยู่กับเรา
สุดท้าย โชคดีครับสำหรับการตรวจ ไม่ว่าเป็นแบบ Onsite หรือ Remote audit.
ผู้เขียน
สุขุม รัตนเสรีเกียรติ
ISO and IATF Certified Auditor.